让财富库中有财富,知识库中多知识

财富库中无财富,知识库里少知识是许多CMMI组织的一个通病。追其原因无外乎有2个:不重视,不会做!CMMI圈中经验丰富的李瑛老师,客座一把,在操作层面不吝分享她的“知识库”,值得大家阅读思考。

    无论是初入职场的小白,还是身经百战的职场老手,都需要尽快适应工作和为公司创造业绩的信息资料。大家可能会说,现在是知识爆炸的时代,信息无处不在且获取便捷,只要你输入关键字随时随地都能搜索到相关的信息。不过大家可能也都清楚,在互联网上搜索到信息大多都是普适性的,难以满足你所在组织的工作需要,若想找到可直接应用并快速创造业绩的信息资料,最佳途径还是在组织内寻找,所以,建设和应用能提升组织价值的知识库变得十分重要。

     如果把建设和应用组织知识库的目的定位在创造价值而非简单积累上,那就需考虑以下几个问题:

   1、谁会应用知识库?

   2、应用者需要哪些信息资料?

   3、应用者会在何时、何地、以何种方式获取这些信息资料?            

   4、应用者会在何种场合应用这些信息资料?

    5、应用了这些信息资料能够带来什么收益?或减少哪些成本/损耗?

 对于上述5个问题,不同人可能会有不同的回答,但如果真要站在让知识库为组织创造价值和业绩的层面上思考,答案的关键词应该大同小异。

让财富库中有财富,知识库中多知识
让财富库中有财富,知识库中多知识

规划好你的知识库

首先,组织的每位员工都需要为组织创造价值,他们时时刻刻都对知识库的内容有需要。如:

对于经营管理者更需要积累多年的营收、损益、资产负债数据。他们需要透过数据变化态势,进行经营方向和策略转变的决策;

对于部门管理和项目管理者,他们更需要历史项目或任务积累的工期进度、成本(工作量)、质量、生产效率、人员技能等数据,常见风险及避免措施信息,以支持他们为创造价值而进行排兵布阵和资源、策略调整;

对于已具备独挡一面能力的员工,可能更需要能帮助他们提高工作效率、质量的新知识、可复用产品组件、成果样板、工具;

对于初入职场的小白,他们需要了解组织的历史沿革、规章制度、业务知识、工作要求、产品功能及应用介绍等,以便他们可经快速进入工作状态,尽早为组织创造价值做贡献。

     其次,能够创造价值的知识从来都是多方关联信息的组合体,只有合理规划、建设、管理组织知识库,才能让有价值的信息得以运转、应用并为组织创造价值。如:

研发团队需要所研产品的营销数据,以便了解产品是否被市场接受,研发方向、计划是否需要调整;

营销团队需要了解产品路线、版本规划及研发进度,以便制订营销策略及计划;

过程改进团队需要掌握不同过程、方法、技术、人员条件下,项目/任务进度、成本、质量、效率等方面的过程及结果数据,以结果最优为导向,优化改进过程体系等;

目前国内的大多数企业、单位,对于组织知识库的规划、建设,基本上还处于为满足各类认证不得不积累的层次,并未系统性考虑如何应用知识库创造价值,因此,多数组织的知识库都存在信息不全、访问权限有限、不能满足前述各类人群创造业绩需要等问题。若想解决此问题,技术、设备、设施都不是难点,最难的是人思想认识和态度的转变,这里所说的人也包括高层管理者。如果组织的高层管理者认识到了知识库的价值和作用,并能把组织知识库的建设和管理当作一个重要项目来做,那么组织内的小“百度”研发团队就有可能建立,该团队将致力于:

1、规划组织价值创造所需的知识文库;

2、规划并实现知识文库信息收录、审查、发布流程;    

3、设计知识信息贡献奖励机制;

4、维护知识文库门户网站及数据可用;

5、提供知识文库信息搜索服务;

     最后,我还是想回到应用CMMI模型的改进上来。CMMMI 2.0倡导价值驱动,希望每个组织结合自身价值创造的需求实施改进,而组织知识库的建设与应用是实现基于价值改进的基础。它的良好实施,不仅可以为企业创造价值,还可以达成PAD(过程资产开发)、GOV(治理)、II(基础设施条件)、PCM(过程管理)、MPM(管理性能和度量)的大部分意图和价值,为日后组织能力成熟度认定提供充分证据。

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