会议纪要怎么写?十年互联网人的心得——百问系列(7/N)

渔歌群里的小伙伴讨论怎么写会议纪要?渔歌思考了下这个问题,饶有兴趣的翻了过往比较好的会议纪要,再回首历历在目的职场十年,尝试做个小结。各位朋友请根据自己的情况,选择性使用,责任自负,哈哈。文章将分成4部分:一、为什么要写会议纪要?二、是不是一定要写会议纪要?三、会议纪要的内容包括哪些?四、会议纪要的关键是什么?

 
一、为什么写会议纪要?
会议纪要的核心作用是把会议结果往下落。
往下落,则包括但不限于:周知、备忘、推进进度、落实责任人、寻求帮助、减少被甩锅、主动甩锅等。
 
周知:假设来开会的是3个人,3个参会人的老板虽然没来参会,但也关心会议结论。口口相传总是容易造成每个人都挑有利于自己的信息传递,也有人不善和老板沟通,直接不和老板沟通了。所以会议纪要可以让需要知道、和关心的人知道同一个信息,无论他是否参会。
 
备忘:我们每个人的工作千头万绪,不仅要担心别人上不上心,自己也很可能忘了。那就记个会议纪要,随时备查。
 
推进进度:工作卡壳,或大家不知道要干什么,为什么要干?那就开个会,统一宣导,说清楚工作目标、工作计划、各方职责,而后有计划推进。
 
落实责任人:各方的工作边界不清晰,责任人不明确,也或者合作伙伴不想干,那就明确各自的目标、责任、节奏。
 
寻求帮助:通过会议沟通达成一致,接下来该跟谁要资源,就跟谁要资源。这是会议讨论决定,不是个人意志。
 
减少被甩锅:人一多工作就难做。当工作需要多方协同的时候,每个人每个环节都可能掉链子。力往一处使的美好愿景往往事与愿违,那就需要一些手段保障,也不至于孤军作战,还被甩锅。所以在会议纪要中明确每个团队、每个人的职责,锅就没那么好甩。会议纪要是一种自我保护的手段。
 
主动甩锅:把历史问题掰扯清楚,不是我们该承担的,那就把锅还给责任方,无论是运营、技术、财务、法务、还是数据;当然,也可能是有预谋的甩锅,因为已经预期到后面会出事,但又无能为力,所以先留会议纪要为证据,谁没按约定把活干漂亮,谁就可能是背锅侠。
 
二、一定要写会议纪要吗?
当然不是必须写会议纪要。写会议纪要费神费力,我们的时间、精力有限且宝贵,不要浪费自己的资源。
而且一旦写,就得写的有质量,给大家留下“我很靠谱”的职业印象,更不能给自己挖坑,写的不好就是在给自己挖坑。
会议纪要是我们工作中的辅助工具,用得好就挺好,用的不好,伤人伤己。用好会议纪要,但不要被会议纪要绑架
根据开会的目的、结果确定是否要写会议要。一般来说,会议议题重要、工作情况复杂、有争议、参与的人多、部门多、协同有难度,就需要写会议纪要
但如果工作环境比较友好,只是为了备忘,这类会议纪要可以简写,也或者可以详细写,但只发给最小范围的人。
 
三、会议纪要的内容有哪些?
会议纪要是为了说明为什么要干,要和谁一起干,要干成什么样,现在有什么问题,需要怎么解决。
所以不记流水账,突出关键
会议纪要的内容包括会议背景、核心结论、详细结论。其中,详细结论中一定要明确到人和时间的行动计划

1.会议背景,包括会议议题、参会人员、会议时间。

 
1)会议议题
会议奔着要解决问题而去。
没有会议主题的会议纪要是没有主心骨的。如果会议目的不明确,会议也不会有什么结论。
2)参会人员
表达对参会人员的尊重,也为事后查询留底,免得有人说我没参加,我没说过这话,我不同意之类。
如果是外部会议,需要的话列上双方参会人的职务,毕竟从人名很难看出会议规格,人名也不好记。

3)会议时间:年月日小时。如果是争议多的会议,不妨写的详细、具体些。  2.核心结论

  • 请言简意赅。最多3条,每条不超过20个字。非要超过20个字的,请做好分行、断句。
  • 表达上,用序列号、字体、颜色突出重点,强调结构。
  • 不要文字堆砌,不要文字堆砌,不要文字堆砌。重要的事说3遍。会议纪要要有可读性。

3.会议详细结论

  • 详细结论同样需要结构化呈现,并落实到事、落实到人
  • 详细结论中,每一件事要体现出事情、进度、问题、负责人。

详细结论示例:

会议纪要怎么写?十年互联网人的心得——百问系列(7/N)
会议纪要怎么写?十年互联网人的心得——百问系列(7/N)
  • 可以用表格的,就用表格。因为表格能直观的表达逻辑关系,阅读和管理成本更低。同一段文字坚决不超过3行,控制在1行20个字以内。
  • 会议详细结论的内容,包含不限于:

1)序号:数字是一种能让人条理清楚的表达,无论是对写会议纪要的人,还是读会议纪要的人。2)问题分类:当详细问题超过3点时,请对问题进行分类,每个细分类型的问题不要超过3点。分类建议从业务结构或项目职能的角度来分,比如需求调研、产品设计、开发进度、运营、销售。分类要体现MEMC的原则,且重要的放在前面。3)详细问题:明确、聚焦的一个问题单独成一个问题,尽量不要把多个问题柔和在一起。4)当前进度:比如已解决、业务调研中、出产品方案中、已完成需求评审待排期中、技术开放中等,根据实际需求拆分节点;5)后续行动方案:比如“通过XX,实现XX”,“待XX与XX讨论确定,目前暂无解决方案”,描述中能有方法的体现方法,没有方法的暴露问题。6)完成时间:需要具体到日期的千万别到周,需要明确到周也别到具体日期,收放都在文字间,压的太重会反弹,放的太宽没用。7)负责人:能明确到人的务必到人。8)备注:比如需要谁帮助,或者需要和谁讨论,或者有什么待定点,未尽的重要事项都可以在备注中体现。

四、会议纪要的原则
会议纪要秉持客观的心态,突出重点非重点也不偷懒的原则来写。
1.客观
切记用情绪表达会议结论,一定要用客观、平稳的情绪,人的情绪会体现在文字中。职场中大家都喜欢情绪稳定、看问题客观的人,偶尔可以有情绪,也可以利用情绪,但关键场合、多数场合都要表现出职场人的客观、稳定,而不是像祥林嫂或者一头暴躁的狮子。尽量用客观数字表达,慎用个人主观观点。
在渔歌刚入职场时,写了一份客户访谈的会议纪要,自觉目标明确、有重点、有可阅读性。在渔歌邮件发出会议纪要后,同部门一起参加会议的小姐姐在渔歌的会议纪要邮件上,回复了一封她写的会议纪要,当时我惊呆了,这是我负责的项目,我两是平级关系,她凭什么这么干,内心愤怒的火团窜窜窜就烧了起来。
后来,渔歌把自己的会议纪要和小姐姐的会议纪要一起发给了资深职场朋友,请他指点。朋友说我的会议纪要虽然事情说清楚了,但文字中传达了一种刚入社会的似火热情,比如客户需求很强,会安排好和客户的沟通,客户也很满意等字眼。而实际上我只是整件事情的参与者中,最稚嫩,稚嫩到都没冒芽的豆苗,随时都可能被别人掐掉,我的意见并不重要。
而那位小姐姐的会议纪要写的比我客观,更容易让人信服,比如她的纪要里会写追问3次客户后,客户依然认为这个需求很强,而渔歌写的是反复追问客户这个业务的必要性,客户表示非常需要。类似这类字眼之间的差异,还是能明显看出来小姐姐更客观、专业。
所以会议纪要要秉持客观、平稳的心态、用平实的文字、数字去写。虽然写会议纪要往往为了达成一些目的,但这个过程要做的客观、有理有据,彰显我们的大气、平和、可靠,而不是情绪或个人意见。
2.突出重点
尤其内容繁杂,且面向高层的会议纪要,一定要在开篇,用几十个字概括出问题、方案和希望寻求的帮助。因为管理层太忙,没时间看一大堆文字。没有重点的文字堆砌,浪费自己的时间,还误事,因为老板们很可能直接忽略不看了。
 
重点要放在前面,开头好了,才会有下文。有时候老板们也不看下文,看了开头,就直接一个电话或邮件,让大家当面汇报。
 
我们写会议纪要虽然是为了达成自己的目的,但要站着目标用户的角度来写,怎么样能让管理层、合作伙伴快速关注,并且认为我们专业、靠谱,并帮我们解决问题。
   
3.明确到人和时间
会议纪要的重要目的是推进工作,减少甩锅与被甩锅,所以一定要明确到人和时间。
能明确到1个人的,就不要@2个人;能明确到日期的,就不要明确到周;需要明确到几点几分的,就不要明确到天。
在人和时间的指向上,务必做到精准指向,精准打击。除非是有目的、有策略的故意模糊处理。
 
4.详情部分不可偷懒
虽然大家重点关注的是会议纪要的概要,但详情部分一样不可偷懒。
因为这才体现了我们工作的系统性、专业度,详情是底层的支撑,也是一次梳理。如果觉得关键点写好了,详情就可以多快好省,那就是在给自己挖坑。
 
五、最后
以上是通用的会议纪要,最重要的还是要大家根据实际情况来。比如有的会议纪要需要中英文多个语言版本,有的要求事无巨细。也有的会议既要两三行字即可。
大家根据实际情况调整。
 
祝大家每次写会议纪要都能有一种小小的成就感,理清自己的思路,事情才能干的更顺,写会议纪要是为了自己的工作更顺滑。

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