SAP 标准的采购订单预付款功能介绍

继上次我讲了SAP 质保金的案例以后,有朋友想让我写一下采购的预付款是怎么回事,能不能用,我今天就和大家讲一下标准的预付款功能好处及适用范围。

首先这个功能与质保款的功能是一起的,是同一个Business Function 中激活的,也就是系统默认是没有启用的,如果发现你的系统中没有,那么需要去SFW5中去激活。

SAP 标准的采购订单预付款功能介绍
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然后在采购订单抬头,就可以选择预付款的类别。

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类别是可以选择强制的或自愿的预付定金,然后设置一个比例或固定金额,最终起作用是金额,如果选择了比例,那么金额会计算出来放在这个金额字段中。

然后通过ME2DP去做预付款付款。

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系统会选择出来刚才的那个采购订单

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因为订单的金额是2800,所以30%就是840,将光标放在抬头的那个位置,选择新建的按钮(图标),系统会带你到下一个界面。

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这里有一个问题,可以产生预付请求,还是预付定金。如果公司启用了SAP的自动付款功能,那么就是选择产生预付款请求,否则根据公司的流程要求是决定产生预付款请求还是预付定金,(通常是预付定金,因为没有自动付款,财务还要多一道手脚)。回车,系统就自动带到了标准的f-48的界面, 在这个界面录入了相关的信息,然后模拟凭证,保存,这个与正常的F-48的凭证没有什么区别的。

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接下来,正常的收货完成,然后回到做发票的界面。在发票界面上有一个特别按钮(黄色的按钮,“清算预付款”)。

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选择这个按钮,系统会弹出一个对话框,提示当前的采购订单有多少预付款,本次可以冲消的预付款金额。注意那个已输入金额就是本次冲消的预付款金额,那个是手工录入的,不是系统自动确认的。

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然后正常的维护其它信息,然后模拟凭证。

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实际会产生两张凭证。

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第一个凭证如下,这个与正常的发票一样。

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然后产生了一张新的凭证对应到预付款那一部分的金额。

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操作就是上面的效果,那么问题在哪里,为什么我说有局限性:

  1. 操作界面不是很友好,尤其是产生预付款/预付款请求那一段,还是调用标准的界面,虽然说是灵活性很好,但这个与手工做到采购订单上区别其实不大。又比如冲消预付款金额那一段,需要手工一个个的录入本次冲消金额,这个也是麻烦的。
  2. 不符合中国的实际业务,因为预付款的金额是不含税的,实际业务中付预付款时,通常是含税金额。但这里是可以通过增强控制的。
  3. 上面两个其实都还好,但还有一个最麻烦的问题是这里只是冲消预付款金额,但并不会自动清账(这一点与大家的理解偏差就太大了),我一开始的时候,也以为是自动清账的,其实并没有,因为SAP的逻辑是自动付款(有些公司称之为批次付款,其实是事务码F110),清账的动作在那个时间点清账。
  4. 基于以上的问题,如果要解决起来,需要开发一堆的工具与报表,工作也是不小,通常在实施的项目是很难向从来没有用过SAP的用户解释其中的价值,而在优化的项目中,可能之前的流程已经解决这个问题,所以也很难去应用。这就是一个尴尬功能。

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