进出口贸易ERP管理系统

根据观察统计的角度不同,外贸有国际贸易(International Trade)与对外贸易(Foreign Trade)之分。

国际贸易亦称“世界贸易”,泛指国际间的商品和劳务(或货物、知识和服务)的交换。它由各国(地区)的对外贸易构成,是世界各国对外贸易的总和。国际贸易在奴隶社会和封建社会就已发生,并随生产的发展而逐渐扩大。到资本主义社会,其规模空前扩大,具有世界性。

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对外贸易亦称“国外贸易”或“进出口贸易”,是指一个国家(地区)与另一个国家(地区)之间的商品和劳务的交换。这种贸易由进口和出口两个部分组成。对运进商品或劳务的国家(地区)来说,就是进口;对运出商品或劳务的国家(地区)来说,就是出口。这在奴隶社会和封建社会就开始产生和发展,到资本主义社会,发展更加迅速。其性质和作用由不同的社会制度所决定。

二者都是指越过国界所进行的商品交换活动,从这方面来讲是一致的。但对外贸易着眼于某个国家,即一个国家(地区)同其他国家(地区)之间的商品交换;国际贸易着眼于世界范围,即世界上所有国家(地区)之间的商品交换。

为规范外贸业务管理模式、创新管理手段,提升管理水平,提高工作效率,适应企业及时代的发展,进一步加强对外贸业务购销存流程及相关单证的管理,将管理制度落实到系统中,真正实现有制度、有实操、可检索、能统计的目标。

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对进出口业务信息化设计如下:

进口业务流程:

合同——>开立信用证——>到单——>报关——>收款出库或存仓——>结算

1)合同按照供应商名称或商品品名确定进口合同版本,通用条款经领导和律师确认后作为固定版本不得变更,可变条款根据合同实际情况调整,比如合同号,发货期、计量单位、币制、单价、金额、成交方式、最迟装期等,合同条款设置在系统模板里,文字可选(可选中外文,也可选择某一种文字,但是模板是双语甚至是三语的,按客户需要或贸易习惯选择合同的文字),生成的进口合同经审批后直接电子签章,系统设置哪一级领导签章后可以直接加盖电子章,生成会签单,进口合同生效;生效的进口合同与内销合同通过系统进行关联,内贸合同根据外贸合同而来,内容与外贸合同匹配,可分批签订内销合同,审批签字盖章流程一致。所有合同通过系统发送给签约方,系统设置签约方的联系方式、收发件人员及固定邮箱,邮件设置收到确认功能,做到收发邮件留痕。

2)开立信用证根据进口合同内容生产相应银行的开证申请书,校对无误后提交银行,设置信用证表体,表体填写合同号、信用证号、开证银行、开证数量、开证金额;如果是T/T项下付汇,填写合同号、预到付条款、付汇日期、付汇金额、付汇汇率等信息,付汇水单及银行费用单据作为附件粘贴在表体之下。办理押汇或海外代付后,及时在系统维护更新信息,填写押汇或代付时间、期限、到期日等信息,在实际付汇后及时维护更新信息,填写实际付汇汇率、金额等,押汇通知书、到期付汇水单、T/T付汇水单及所有银行费用作为附件粘贴在表体之下。可查询任何合同的付汇情况,可生成统计表,统计信用证或T/T付汇的笔数、品名、数量、金额、付汇日期、付汇汇率、付汇金额,系统可提前一周预警,提示计划付汇的金额及银行,计划开证的合同、防止遗漏及失误。

3)到单设置进口合同项下的到单信息表体,表体需要填写合同号、发票号、提单号、发票数量及金额、预计到港时间等信息,到单随附单据作为附件粘贴在表体之下。可查询任何合同项下到单动态,可生成到单统计表,统计到单份数、品名、数量、金额、到港名称及到港日期等信息,可预警未到单情况,以免到单太迟影响报关。

4)报关合同号是录入和查询、检索业务进展的关键号,报关信息设置表体要项为合同号、数量、品名、单价、总价、币制、报关单号、报关日期、报关行等信息,具体报关初审单、报关单复印件或电子口岸截图作为附件跟在报关信息表体下,同时将关税、增值税、消费税及所有通关费也作为报关信息的附件扫描粘贴在表体下。可查询任何合同项下报关的动态,可生成报关单统计表,统计报关单份数、报关单号、报关日期、品名、数量、金额、关税、增值税、通关费等信息;可预警,提示未出具初审单、未反馈报关单信息的合同,以便及时补充报关单信息。

5)收款出库或存仓内销合同号根据外贸合同号编制,根据内销合同或代理协议相应条款设置收款出库信息,包括合同号、客户名称、品名、数量、单价、金额、收款银行、账户等(均可选)。货到港口即付款的情况,报关完成后即生成给下游客户的付款通知书,进账单截图或扫描件作为附件上传后可生成放货通知书;货到港口不提货的情况,通关完毕后货入仓库,我公司入库前给仓库提供书面的货物流向表,仓库于48小时内提供货物入库单,客户分批付款分批提货,款到指定账户后生成放货通知书(赊销货物可经授权同意后生成放货通知书),加盖公章及法人签字的放货通知书扫描件作为附件。可查询任何合同项下收款出库的动态,可生成收款出库统计表,统计放货通知书份数、付款人、收款日期、收款金额、放货数量、出库数量等信息。可预警,提示实际出库数量是否与放货通知书数量有差,及时进行多退少补,不留尾巴。

6)结算设置开票通知书表体,填写客户名称、合同号、品名、开票数量、开票单价、开票金额,开立的发票扫描件作为附件粘贴在表体之下。可查询任何合同项下结算信息,可生成开票统计表,统计发票份数、收票人、开票日期、开票数量、开票金额等信息。

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出口业务流程:

合同——>收付款——>交单——>报关——>结算

1)合同。按照供应商名称或商品品名确定采购合同版本,通用条款经领导和律师确认后作为固定版本不得变更,可变条款根据合同实际情况调整,比如合同号,发货期、计量单位、币制、单价、金额、成交方式、发货日期等,合同条款设置在系统模板里,生成的合同经审批后直接电子签章,系统设置哪一级领导签章后可以直接加盖电子章,生成会签单,合同生效;生效的采购合同与出口合同通过系统进行关联,出口合同根据采购合同而来,内容与采购合同匹配,可分批签订出口合同,审批签字盖章流程一致。所有合同通过系统发送给签约方,系统设置签约方的联系方式及收发件人员及固定邮箱,邮件设置收到确认功能,做到收发邮件留痕。

2)收付款。根据采购合同内容生成付款通知书,收款单位、账号可选,根据采购合同条款,在付款后X日更新工厂出库信息(X为约定时间),付款凭证、银行费用的扫描件或截图以及出库单或货权转移证明作为附件粘贴于表下。可查询任何合同的付款情况,可生成统计表,统计付款笔数、银行费用、收款人、品名、数量、金额、付款日期。

3)交单。设置出口合同项下的交单信息表体,表体需要填写合同号、发票号、提单号、发票数量及金额、预计到港时间、应收汇时间等信息,交单随附单据作为附件粘贴在表体之下。可查询任何合同项下交单动态,可生成交单统计表,统计交单份数、品名、数量、金额、到港名称及到港日期等信息,可预警收款提示信息,明确收款期限,保证按期收汇。

4)报关。合同号是录入和查询、检索业务进展的关键号,报关信息设置表体要项为合同号、数量、品名、单价、总价、币制、报关单号、报关日期、运输及装卸费用、报关行、报关费用等信息,具体报关初审单、报关单复印件或电子口岸截图作为附件跟在报关信息表体下,同时将运输、装卸及港口费用发票也作为报关信息的附件扫描粘贴在表体下。可查询任何合同项下报关的动态,可生成报关单统计表,统计报关单份数、报关单号、报关日期、品名、数量、金额、通关费等信息;可预警,提示未出具初审单、未反馈报关单信息的合同,以便及时补充报关单信息。

5)结算。根据采购和出口合同,对应支付的货款、银行费用、运输费用、装卸费用、报关费用、退税金额等数据,生成结算单,考核该合同盈利水平。可查询任何合同项下结算信息,可生成发票统计表和退税统计表,统计发票份数、退税单数、开票人、发票号、发票日期、发票数量、发票金额等信息。

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通过汇信进出口管理解决方案,实现设置权限,分级管理;可与OA和K3连接,实现数据和资源共享;一次性录入相关信息,二次需要时可抓取已有的数据,减少重复录入,减少差错率,后续使用的人员有审核责任;明确哪一些单据由哪一个岗位的人员进行录入,由谁复核;取代各类台账,由系统根据需要生成所要求的统计表,实现可查询、可检索、可统计、可核算、可考核的功能。有提示或预警功能,提示收款、付款、单据交接等提示,以免遗漏或差错;设立一个IT岗,由专人维护系统的正常运行,开立云服务器,所有数据有备份。

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