不把时间花在无关紧要的事情上

      我们常常说到精英一词,何为精英,精英就是有精力的英雄,没有精力,英雄亦徒然。

      想要在商业、管理、个人方面做得更优秀,你必须有非常充沛的体力,旺盛的精力。最底层的工作者靠体力,中高级管理者靠智力,但最顶级的企业家,又回过头来靠体力。

      其实无论是时间、金钱、精力或人,所有的资源都是有限的,而管理这些资源对于任何成功都至关重要。

      万达创始人王健林一天要出现在4个城市,苹果CEO库克一天只能睡3个小时。身体,就是你的手机电池。没有一块大电池,或者电量始终在20%以下,是成不了大事的。

      人的精力是有限的,但是可以科学的安排工作的秩序来科学合理的消耗。我们说事情可以分为四类,也就是我们常说的四象限图:重要且紧急、不重要但紧急、重要但不紧急、不重要也不紧急,要优先处理第一类和第二类的吧。

你一定会很奇怪,难道这么浅显的道理还需要拿出来讲吗?大家不都是一直这样做的吗?

      说起来容易,做起来难,其实你仔细观察就会发现,很多人其实做法是完全相反的,甚至是混乱的,胡子眉毛一把抓。他们每天一开始工作,先处理那些简单的或者自己感兴趣的工作,把难的、复杂的工作留到后面,读邮件时把重要的复杂的需要认真阅读的邮件跳过去,先处理简单的邮件。结果是,等到要处理重要工作时,要么是精力已经不是最充沛了,要么是时间已经所剩无几。最终越是重要的工作,越没有用最好的精力、最充裕的时间去处理。

      当然,也有人分不清哪个事情应该属于哪一类,要么把不重要的事情当成了重要,要么把不紧急的事情当成了紧急。

      紧急,比较容易理解,但是要有全局观,要尽可能放在更大的全局看是否紧急,不要眼里只有自己的事,不要认为自己的事就是天底下第一紧急的事;重要,关键不是看事情大小,而是看对结果的影响程度,凡是能够影响全局或者能影响结局的事情,不论大小都是重要的,否则都是不重要的。

      依照重要和紧急程度,所有事情都可以分到四个象限之内。

      第一类,重要且紧急的事情,这是第一优先要处理的,比如说着火了,这就是重要且紧急的事。曾经和于洪波教授交流过,这一象限的事,并非都是坏事,但无论好坏,都要第一时间来处理。

      第二类,不重要但紧急的事情,这是第二优先要处理的。要及时处理,不要拖拉,很多人认为反正不重要,拖一拖没有关系,其实这个习惯非常不好。一方面你的拖拉会打乱所有上下游的节奏,让他们无所适从;另一方面,拖拉的事情累计起来,一定会让你自己在某个时点手忙脚乱、自顾不暇。对这类事情,正确的处理方法是,迅速处理,然后忘掉,清空大脑以处理其他事情。

      第三类,重要但不紧急的事,这是第三优先要处理的。这一类事情,最好在心底谋划一个处理计划,有一个时间表,按照时间表拿出精力和时间来处理。我的经验是,这一类事情很多时候往往需要的是思考而不是时间,所以关键是要有一个处理计划和时间表,避免拖来拖去让这一类事情转化成重要且紧急的事情。

       第四类,不重要也不紧急的事,这一类事情,应该能推则推、能简化则简化。在这一类事情上浪费时间和精力,必然会影响到其他重要事情和紧急事情的处理。很多人不理解为什么有一些非常聪明的人在生活细节上显得低能,其实那是因为他们根本没有动脑子去思考那些事情,他们认为那些事情无关痛痒。

      我们每个人每天都需要处理很多问题。有的人,虽然事情很多,但总是有条不紊;有的人,事情不多,但是好像永远手忙脚乱。差别就在于是否会把事情分类,并按照正确的方法处理每一类问题。重要且紧急的马上做、重要但不紧急的做计划、不重要但紧急的委派别人做、不重要也不紧急的不做。

       正确地做好这四种分类,并且按照正确方法处理每一类事情,不但可以大大提高自己的工作效率,而且可以让自己抓住重点,集中力量解决关键问题,从而更有助于达成目标。

      沃顿商学院最年轻的教授亚当·格兰特在受聘成为正教授前,他已经发表了60多篇论著,外加一本畅销书《 沃顿商学院最受欢迎的成功课》,,他安排工作的时候,以年为单位,将教学工作集中到秋季学期,把全部精力投入到教学中,并保证学生能够随时找到他。但是在春夏两季,他又将全部精力投入到研究工作,不接受任何打扰。

      37signals 软件公司做的一个实验,来说明压缩浮浅时间其实对整体工作效率是没有影响的,反而会让人们更加珍惜时间,把更多精力和脑力用于深度工作。

      2007年夏天,37signals 软件公司做了这样一个决定:将每周 5 天工作制缩短成 4 天。实验结果令人诧异:尽管工作日少了一天,但员工还可以完成相同的工作量,而且在那 4 天内员工并没有疯狂加班,而是正常的工作 8 小时。CEO 杰森·弗里德说:很少有人能做到一天工作 8 小时。在充斥着各种会议、干扰、网页浏览、办公室政治和私人事务的一个普通工作日里,能够专心工作几个小时就已经很幸运了。更少的正式工作时间有助于挤压出更高的效率。

       精力有限,合理的区划你的时间颗粒,并合理的安排处理顺序,只用更少的时间完成任务,就会更加尊重时间。人也会变得珍惜时间,不把时间花在无关紧要的事情上。

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