公文写作六事项

公文写作较之于一般文章的写作,从选材立意、结构安排、语言表述到写作文风、行文格式以及时间和数字用法等都有其特殊要求,应遵循特定的规范。写作者应了解公文写作的一般知识,熟悉其行文格式,把握写作要领及规律,练好基本功。重点应把握如下六个方面:

一、领会意图

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公文写作是遵“令”而作,也就是要根据领导和机关的意图行文。因而,写作公文首要的是要准确了解、把握领导和机关交拟文稿的意图,明确行文的目的、要求、中心内容以及发送和阅读对象等,即明了为什么写、写给谁、写什么、使用什么文种等。只有意图明确,才能确立正确的写作思路、采取正确的写作方法,写出的公文才能对路。在把握行文意图及相关要求的基础上,还要有针对性地熟悉和了解有关政策法规,明确与写作内容有关的工作指导方针和政策界限等,作为行文的指导;同时,收集有关资料,对起草文稿相关的问题进行必要的了解和调查,也就是要充分占有材料、分析研究问题,提出可供选择的措施和意见等,即提炼观点。总之,领会意图的过程,也是确立写作思路的过程,它是公文写作的基础和首要环节。

二、准确立意

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公文“立意”,一是要正确。这是由公文具有权威性和约束作用所要求的。只有立意正确,才能写出符合党和国家路线、方针、政策,准确体现行文意图的公文,写出的公文才对工作有指导作用,从而发挥其应有的效用。二是要清晰。公文无论是提出问题、解决问题,还是表明观点、提出要求,都应表述明确。只有立意清晰,写作思路才清楚,表述才充分达意,公文才具有适用性。三是要集中。立意集中,要求一篇公文一般只突出表达某一基本思想,沟通某一主要情况,提出和解决某一主要问题,也就是说要紧紧围绕中心、突出中心,以此统帅全文。四是要有新意。根据新的形势、任务和时代特点,提出新观点、新思路,拿出新的措施和办法,以增强公文的感召力、针对性和指导性。

三、准确拟题

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一个完整的公文标题,一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。拟定一个好的标题,一是公文的事由要精确达意,准确体现公文的基本内容。二是要根据公文内容准确选用文种,对号入座,达到内容、形式和文种的统一。三是文字要力求精练。公文标题要简短通顺,一般的标题应提倡写一句话,用几个字、十几个字高度概括。精练文字,除了在事由部分尽量压缩外,遇到内容较多、情节繁杂的公文,可用“有关问题”“若干问题”一类的词语来概括。四是要精明文义。公文的标题要开门见山,精明醒目,在标题的含义上要精明扼要,突出重点,高度概括;在逻辑关系上要做到概念准确,立意新颖,观点和材料相统一;在用语上要合乎语法要求,用词准确。

四、精于谋篇

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公文谋篇主要应从三个方面下功夫:一是正确反映公务活动的发展规律和内在联系。公务活动与其他社会活动一样,有其自身的发展过程和内在联系。尽管公文的篇章结构可以有不同的变化,但总是以反映公务活动发展规律和内在联系为依据的。二是公文谋篇要为更好地表达立意服务。谋篇的根本目的在于更好地表达立意。谋篇是形式,立意是内容,形式要为内容服务。因此,公文谋篇必须适应立意所包含的内容的需要,寻求好的表达形式,怎样有利于表达好立意,就怎样谋篇。三是谋篇应适合不同种类公文的写作要求。各种公文的篇章结构尽管有所不同,但同一种公文大体上有比较固定的写法。这就要求写作者应较全面地熟悉和掌握各种公文的写作知识,在谋篇上尽可能符合不同公文的一般逻辑思维要求及其在结构安排上的约定俗成的表现形式。

五、文风鲜明

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公文写作文风的基本特征,主要体现在准确性、鲜明性、生动性三个方面。准确性是对公文写作文风的首要的、基本的要求。公文写作力求准确,要求写出的公文情况真实、观点正确、合乎逻辑、表述精确以及标点符号使用、引文表述等准确规范。鲜明性是体现公文质量与水平的重要标志。一是观点要鲜明。主张什么、赞成什么、提倡什么、反对什么、要求什么、注意什么等,都要旗帜鲜明、毫不含糊。二是写法要鲜明。做到行文立意鲜明,高度体现行文意图;观点鲜明,合乎逻辑,论证充分,论点、论据、论证融为一体;谋篇布局重点突出,层次安排清楚,首尾照应,过渡段、过渡语使用得当,背景交代清楚等。生动性在于增强公文的可读性,提高宣传效果。通常请示、批复、告知类公文要注意明确、简洁;法规、办法、章程类公文力求严谨、周密;而报告、讲话稿等则可辅以使用号召性、鼓动性等语言。

六、表述规范

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公文除在语言表述上要求体现准确性、生动性、鲜明性外,在公文中的名称、数字、时间表述以及公文中的省略、标点符号的使用上,也应遵循其特定的规范要求。

——公文中的名称表述。其一般要求是:文稿中第一次出现的人名(含职务)、地名、组织机构名称等应写全称,除符合规定者外,慎用简称;同一名称在文稿中多次出现时,前后要统一。文中涉及若干人的职务时,要按有关规定正确排列次序,重量、长度计量单位名称按国家规定书写,对有些明文规定不用的名词,要使用新的提法。正确使用专用术语,引用译名以统一、通用的译名为准。

——公文中的数字表述。其一般要求是:表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等,一般使用阿拉伯数字;表示若干万、若干亿等的整数时,可以“万”“亿”为单位与阿拉伯数字并用。名词、成语、分数中的数词,表示序数的序词,以及“三四个”“七八十人”等数字,用汉字;“一年四季”“理由有二”等表述,其中的数字也用汉字。引用法规中的章、节、条、款时,原来用汉字的套用汉字,原来用阿拉伯数字的,用阿拉伯数字。公文中的标题顺序号可依次选用汉字、小写数字和阿拉伯数字。通常情况下,一、二、三、四级标题,依次选用汉字小写数字、汉字小写数字加括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加括号表述。科技、财会、统计类公文及报表等所用数字,应根据国家规定和国际通用的方式表述。

——公文中的时间表述。表述时间应准确、具体。其一般要求是:避免使用一些不清楚的时间概念,如“前年”、“昨天”等等,而应写明具体年、月、日,紧急文电还应加注时、分。公文中的年份一般用全数,不得省略。公文中出现历史朝代年号时应加注公历年份。

——公文中的省略。公文中的省略应以准确、明白、不发生误解为原则。其一般要求是:公文中的姓名、地名、单位名、时间一般用全称书写,其中地名、单位名称也可使用规范化简称。公文中第一次出现的地名、单位名称等已使用全称,加说明“以下简称为××××”,再次出现时可用简称,有些确已为普遍公认、熟悉的事物和提法,可用简称。时间名称一般不用时间代名词,外国人的姓、名一般应写全。

——公文中标点符号的使用。公文中标点符号的使用与一般文章大致相同。需引起注意的是,公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号;公文中表示次序单独用汉字小写数字时,数字后使用顿号,数字加括号时不用标点符号,次序数“第×”后用逗号,整数和小数间的隔点,一般用圆黑点。

(文章摘自《秘书工作》杂志2002年第3期。作者:岳增亮)

注:本文来源为《秘书工作》杂志及微信号“秘书工作”(mishugongzuo),任何媒介转载均须注明来源,否则追究法律责任。

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